Dentro del mundo de los eventos empresariales hay varios tipos de reuniones. Uno de ellos es la convención empresarial.
Qué es una convención
Pero, ¿qué es exactamente una convención? La podríamos definir como un evento privado orientado a generar negocio. Los asistentes son los trabajadores y colaboradores de la empresa.
Duración y asistencia de una convención
La duración media de este tipo de eventos suele ser de dos días y la media de asistentes suele estar entre 100 y 400 personas, aunque no existe un límite exacto.
La convención dentro del MICE
Asimismo, en función del destino y de las actividades paralelas que se puedan organizar, las empresas las pueden utilizar como viaje de incentivos para sus plantillas.
Qué podemos hacer para que la convención sea un éxito
1. La ciudad
Una de las cosas que más valoran los asistentes a convenciones es que la sede esté en una ciudad comercial, para poder dedicar tiempo a hacer algunas compras durante los días que dura la convención o tras su finalización antes de coger sus vuelos de vuelta a casa.
2. El espacio
Es posiblemente uno de los factores más importantes para que la convención sea un éxito. El espacio se tiene que ajustar a lo que buscamos.
Si tenemos una convención como en la que nosotros tuvimos la suerte de participar, vamos a necesitar cinco salas para al menos 200 personas y un auditorio que pueda acoger al menos a mil. No todos los hoteles y «venues» de la ciudad que acoge el evento están preparados para esto.
3. La fecha
Los meses de primavera, desde marzo a junio, y otoño, desde septiembre a noviembre, son los meses más demandados para todo tipo de eventos empresariales. Conclusión: menos espacios para organizarla y más caros.
Enero o febrero pueden ser la mejor elección: una mayor disponibilidad de sedes y la carga de trabajo del personal de la empresa también es menor.
4. Los días
Preferiblemente, la convención debería desarrollarse entre semana. Ni el lunes, porque hay mucho trabajo pendiente del fin de semana, ni el viernes puesto que todos están deseando llegar a casa y descansar.
Otra cosa a tener en cuenta son los espectáculos deportivos. Un partido de fútbol de Liga de Campeones influye mucho en el ánimo de los asistentes. A partir de una determinada hora la atención decae porque se está pendiente de salir.
Por tanto, una buena decisión serían los días de mitad de semana, dejando el viernes para las compras y los viajes de retorno. Día óptimo: el jueves.
5. Actividades
Las convenciones son una inversión importante. Tenemos que aprovechar para invertir en el mayor tesoro que tiene una empresa: el capital humano y hacer equipo. Por eso deberíamos programar actividades para después de la convención. Busque una ciudad que le permita hacer este tipo de actividades lúdicas: desde una cata de vinos con visita a una bodega a una partida de paintball, por ejemplo. Cualquier cosa que recompense a su equipo humano.
6. Ponentes
Para elegir los ponentes deberíamos guiarnos por los siguientes puntos:
- Relevancia: busquemos ponentes relevantes en el sector que puedan aportar valor a la convención y a la empresa.
- Dinamismo: es mejor un ponente que sepa atraer a la audiencia durante 20 minutos con un discurso dinámico y atractivo. Un ejemplo que da gusto oír.
- Influencia: si nuestro ponente tiene una reputación contrastada y muchos seguidores en las redes sociales podrá hacer llegar nuestro mensaje a un público enorme.
¿Su convención va sobre marketing digital? ¿Qué tal este ejemplo de ponente? Escuchar 22 minutos a Ricardo Lop sin moverse de la silla es un magnífico ejemplo.
7. Proveedor de audiovisuales
Necesitará un proveedor de servicios audiovisuales. Busque uno fiable y con una contrastada experiencia en el mercado.
En el caso de que su convención sea internacional, con ponentes y asistentes extranjeros, necesitará una empresa especialista en interpretación simultánea que le dé un servicio integral: intérpretes más material y soporte técnico.
Todas las empresas de audiovisuales le ofrecerán audio, vídeo e iluminación, pero no todas son especialistas en interpretación simultánea. Los equipos y, sobre todo, la dinámica de trabajo entre un equipo técnico cualificado y los intérpretes hará que todo se desarrolle dentro de un parámetro de alta calidad.
Si el éxito de la convención depende de la interpretación simultánea, no se la juegue: contrate una empresa especializada.
En ASTI somos especialistas en interpretación simultánea. Disponemos de los medios técnicos y humanos para que su convención sea todo un éxito.
