Todos queremos ser más productivos en el trabajo. ¿Cuáles son los mejores métodos para mejorar la productividad? ¿Son aplicables a los traductores e intérpretes? A continuación, te contamos varios métodos. Algunos estos métodos de mejorar la productividad son formas sencillas de mejorar con pequeños cambios. Otros suponen un método entero de trabajo. Seguro que encuentras el que mejor se adapta a tu forma de ser. ?

1. MÉTODO SEINFELD O NO ROMPER LA CADENA

Más que un método de trabajo es uno de los mejores métodos para mejorar productividad tan solo cambiando hábitos. Imagina esas cosas que siempre te propones porque sabes que mejoran tu productividad pero que no terminas de hacer siempre: finalizar tu lista de tareas; establecer un horario para consultar tus redes sociales o alguno de los consejos que os damos en el primer capítulo de esta serie.

¿Qué necesitamos para llevarlo a cabo?

• Un calendario grande
• Un rotulador rojo grueso o similar. Si eres más de rosa, de negro o verde también valen. ?
• Una pared que vayas a ver todos los días sí o sí y constantemente.
• Constancia: sí, esa es la clave.

¿Cómo funciona el método Seinfeld?

Establece un hábito a conseguir. Te recomendamos empezar por cosas sencillas y accesibles como, por ejemplo, actualizar los estados de las redes sociales solo a mitad de la jornada. Si lo consigues, coge el rotulador y tacha ese día en el calendario. Hazlo cada día que consigas el objetivo que te has planteado hasta que lo hayas interiorizado. En ese momento dejarás de tachar el día. Así, viendo el progreso diario en la consecución de tus objetivos aumentas las ganas por conseguirlo.

2. método gtd

Este método, que tiene miles de seguidores por todo el mundo, lo expuso por primera vez David Allen en su libro «Organízate con eficacia». De todos los métodos para mejorar la productividad, es posiblemente el más complicado de explicar. Allen basa su método en liberar la mente de la memorización de las tareas y almacenarlas en un aparato externo (cuaderno, app o lo que sea).

Asimismo, categoriza las tareas en función del contexto y de la persona que tiene que realizarla. La regla de oro es que, si una tarea puede realizarse en menos de dos minutos, tiene que hacerse de forma inmediata.

¿Qué necesito?

• Una libreta o una app donde meter todas las tareas que has de hacer.

¿Cómo funciona el método GTD?

Recopilar:

Recopilo todas las tareas que tengo que hacer en mi libreta.

Procesar:

Si un elemento requiere una acción por mi parte, puedo:

✅ Si lleva menos de dos minutos, hacerlo.
✅ Si no es mi tarea, delegarla.
✅ Posponerla para más adelante, si no es urgente.

Si no requiere una acción, tendré que:

✅ Desecharla, si no es procedente.
✅ Archivarla como referencia (puede ser algo que tenga que hacer cuando acabe un tercero)
✅ Ponerlo en cuarentena si no voy a ser capaz de terminarlo.
✅ Avisar si necesita supervisión de terceros.

Organizar:

Una vez procesadas las tareas las clasificamos por:

? Acciones próximas: para todo lo que tenga que hacer yo.

? Proyectos: para todo aquello que requiera más de una acción y sigue una cadena. Por ejemplo, para este artículo: documentarse-hacer esquema de artículo-buscar título-SEO (si procede)-escribir borrador-búsqueda de imágenes-redacción final-publicación-distribución por los canales de la empresa.

? En espera: cuando has delegado una tarea en un tercero o estás esperando la orden para seguir adelante.

? Algún día-quizá: tareas que quieres hacer, pero que aún no puedes.

Revisar:

generalmente, a final de semana, revisas para quitar todas las tareas finalizadas; si las acciones que están en espera pasan a ser acciones próximas; si se añaden o quitan tareas de los proyectos; o, por el contrario, las acciones de quizás pasan a ser acciones próximas o forman un proyecto.

3. EL MÉTODO POMODORO

Es un método de trabajo sencillo y fácil de llevar a cabo. Mejora la creatividad y potencia mucho la concentración en un período muy corto de tiempo, lo que hace que aumente considerablemente la productividad.

¿Qué necesitamos?

• En realidad, solo una aplicación para el móvil, la Tablet o el ordenador. Nosotros usamos «Focus To-Do», aunque hay muchas en el mercado.

¿Cómo funciona el método Pomodoro?

En realidad, es muy simple:

? Establecemos un «pomodoro», que es un período de tiempo de trabajo en el que estaremos plenamente concentrados en lo que estamos haciendo. Generalmente, suelen ser 25 minutos, aunque se pueden ampliar.

? Entre cada «pomodoro» tenemos un período de descanso de 5 minutos en el que no se puede hacer nada relacionado con el trabajo. Toca limpiar la mente.

? Cada cuarto «pomodoros» tenemos un período de descanso mayor de 15 minutos. Nosotros aprovechamos para andar, dejar de mirar pantallas y estirar.

¿Cómo lo ejecuto?

1. Planificamos nuestras tareas diarias.
2. Las categorizamos por importancia y tamaño o el tiempo que nos llevara realizarlas
3. Asignamos «pomodoros» a las distintas tareas.
4. Marcamos como conclusa cada vez que hemos realizado una de las tareas del día.

Solo vas a necesitar un poco de constancia. Seguro que, si lo pruebas, no dejas de utilizarlo como método principal.

4. 15 MINUTOS DE HARVARD:

Más que un método de trabajo es una forma sencilla de aumentar la productividad a largo plazo. La Dra. Francesca Gino y el Dr. Gary Pisano, de la Harvard Business School, diseñaron un experimento en el que se cotejarían dos grupos de trabajadores:

• Por una parte, establecieron un grupo de trabajo que realizaba sus tareas de forma estándar.
• Por otra, un grupo de trabajadores que terminarían sus tareas 15 minutos antes de finalizar su jornada laboral. Este grupo reflexionaría sobre lo que habían aprendido en su jornada de trabajo.

El resultado fue que el segundo grupo aumentó su productividad en un 22,8%. Cuando se volvió, al cabo del tiempo, a cotejar ambos grupos observaron que la diferencia seguía existiendo.

¿Qué necesito?

✅ Papel
✅ Boli
✅ 15 minutos al final de día de trabajo.

¿Cómo lo llevo a cabo?

Apaga el ordenador, guarda todo 15 minutos antes de acabar. Reflexiona sobre esta cuestión: «¿Qué tres cosas he aprendido hoy en el trabajo?» y escríbelo con el boli en el papel. Si lo hacemos en un cuaderno a modo de diario, mejor. Al principio puede que te cueste, pero seguro que al final salen solas y es posible que no solo tres, sino más.

¿Qué mejoramos con los 15 minutos de Harvard?

Verás cómo mejoras los procesos que, hasta entonces, no estaban optimizados y cómo pierdes menos tiempo en cosas superfluas. Te sorprenderá cómo aumenta tu autoeficiencia y refuerza tu confianza. A nosotros nos funciona a las mil maravillas.

5. EL MÉTODO KONMARI

Otro de los grandes métodos para mejorar la productividad, es el método Konmari. Marie Kondo es odiada y admirada a partes iguales. Seguro que la adaptación de su método al mundo laboral puede que sea para ti la panacea o, simplemente, no consigas hacerte con él. Si te gusta el orden, dale una oportunidad:

1.      Definir los objetivos

 Define qué es lo que quieres hacer y el tiempo del que dispones. Es mejor si te pones objetivos que sean alcanzables y medibles en el tiempo.

2.      Categorizar las prioridades

Ordénalas por importancia. Qué tareas son las que hay que acabar sí o sí y qué otras solo están para robarte tiempo.

3.      Pensar en positivo: la base del método Konmari

Aquí entra un cambio en el pensamiento personal. Imagina un corredor de maratón. Si piensa en los kilómetros que le quedan y lo mucho que le van a costar, sufrirá y puede que no acabe. Si, por el contrario, se anima con lo bien que se encontrará cuando acabe, correrá con más alegría. En el trabajo será igual. Sé como el segundo corredor y serás más positivos y proactivo.

4.      Deshacerse de cosas

En el método Konmari hay un momento en el que le damos las gracias a las cosas por el servicio prestado y las desechamos. En el trabajo tenemos que saber hasta dónde podemos llegar y cuando veamos que hay una tarea que no podemos hacer, decir que no con mucha educación. Una traducción o una revisión que nos entra, por pequeña que sea, en medio de un proyecto grande, por ejemplo. O una interpretación de un tema complicado para el que no tendremos tiempo para perpararlo.

5.      Usar el sentido común.

Hay un refrán que dice: «El que mucho abarca, poco aprieta». Piensa siempre si podrás hacer todo aquello a lo que te has comprometido y si cumplirás los plazos. Si es así, usa el sentido común para desechar tareas o reuniones que no te aporten nada nuevo.

6. MÉTODO 1-3-5

¿Qué necesito?

✅ 1 tarea grande y que sea muy importante. Hay que hacerla sí o sí. ✅ 3 tareas medianas que hay que terminar en el día ✅ 5 tareas pequeñas que te gustaría hacer, es decir, las que no son urgentes.

¿Cómo lo llevo a cabo?

¿Utilizas alguno de estos métodos para mejorar la productividad que te hemos contado? ¿No? ¿Tienes el tuyo propio? ¡Cuéntanoslos! Da igual dónde: en las redes sociales o en los comentarios. Lo importante es que los compartas. ?

Imágenes: Pixabay y Pexels